Während der COVID-19-Krise ist die Zahl der Videokonferenzen explodiert, da die Unternehmen auf dieses digitale Gegenstück zu herkömmlichen Sitzungen umgestiegen sind.
Während wir uns alle an die "neue Normalität" von Bürobesprechungen anpassen, wurden Videokonferenzen in all ihren Formen verbessert. Entscheidungen können getroffen werden, Teams können miteinander sprechen, und der Kontakt mit Kunden, Lieferanten und Partnern kann aufrechterhalten werden.
Es hat sich jedoch gezeigt, dass es keine einheitlichen Verhaltensregeln für die Teilnehmer gibt. Dies kann zu Verwirrung, Irritation und mangelndem Verständnis führen.
Wenn Sie diese einfachen Empfehlungen befolgen, können Sie einen Rahmen für erfolgreiche Online-Geschäftsbesprechungen schaffen:
Empfehlung 1 – Bestimmen Sie einen Moderator
Bei Videokonferenzen verhält es sich gleich wie bei normalen Meetings. Wenn es keinen Moderator gibt, dann besteht die Gefahr, dass das Meeting nicht zielgerichtet durchgeführt werden kann. Definieren Sie also bereits vor der Videokonferenz, wer den Lead für die Sitzung übernimmt.
Empfehlung 2 – Definieren Sie ein Ziel
Ziellos unterwegs zu sein, macht in keinem Meeting Sinn. Wenn es nur darum geht, dass Sie sich mit Ihren Teamkollegen für einen kurzen Chat online treffen, dann betiteln Sie das Meeting entsprechend mit «Kaffeepause», aber bestimmt nicht mit einem Titel wie «Team-Meeting». Denn ein Team-Meeting hat einen bestimmten Zweck und ist verbindlicher. An einer Kaffeepause muss man nicht zwingend teilnehmen, wenn es wichtigeres zu erledigen gibt.
Empfehlung 3 – Schalten Sie Mikrofone auf stumm
Wir kennen fast alle die Situation, dass es von anderen Teilnehmern Hintergrundgeräusche zu hören gibt. Beim Einen hört man das Radio, beim Anderen die Kinder, eine Baustelle, eine Spülmaschine oder das Tippen auf der Tastatur. Damit man möglichst ungestört die Videokonferenz durchführen kann, macht es Sinn, dass diejenigen, die nichts sagen, das Mikrofon auf stumm stellen.
Empfehlung 4 – Nicht alle gleichzeitig
Bei einem persönlichen Treffen, auch von größeren Gruppen, ist es wesentlich einfacher, dass verschiedene Personen gleichzeitig miteinander sprechen. In einer Videokonferenz ist dies sehr störend. Idealerweise bestimmt man eine Reihenfolge oder der Moderator übergibt jeweils das Wort an die Teilnehmer.
Bei größeren Gruppen kann es auch hilfreich sein, wenn die Teilnehmer im Chat eine Frage stellen oder mitteilen, dass sie etwas sagen möchten.
Bei verschiedenen Tools gibt es auch die Möglichkeit, dass man virtuell die Hand heben kann. Der Moderator wird dann benachrichtigt und kann entsprechend reagieren.
Auch eine spannende Variante sind Breakout-Sessions, wie es sie bei dem Video Conferencing Tool «Zoom» gibt. Der Moderator/Organisator hat die Möglichkeit, die Teilnehmer in Gruppen aufzuteilen und diese dann in unterschiedliche virtuelle Räume zu verschieben. Das funktioniert sehr gut, und so können Diskussionen in kleinen Gruppen vertieft werden.
Empfehlung 5 – Sprechzeiten vereinbaren
Es gibt Personen, die haben sehr viel zu sagen und sprechen auch sehr gerne. Manchmal kann dies notwendig sein, gelegentlich aber auch störend. Wenn Sie als Moderator von jedem Teilnehmer ein Feedback erhalten möchten, dann setzen Sie ein Limit für die Sprechzeit und geben jedem das Wort. Denn oft haben auch stille Gemüter sehr interessante Ideen.
Empfehlung 6 – Diskutieren Sie langsamer
In Online-Meetings kommt es oft vor, dass es eine Latenzzeit zwischen dem Sprecher und dem übertragenen Ton gibt. Es kann also alles ein paar Sekunden länger dauern. Wenn Sie eine Frage stellen, dann lassen Sie der Gruppe genügend Zeit, um zu antworten. Antworten Sie auch nicht gleich nach jedem Satz, denn vielleicht kommt noch mehr.
Obwohl digitale Medien das Leben schneller machen, sollten wir uns langsamer in ihnen bewegen.
Empfehlung 7 – Zeigen Sie Gesicht
Das tolle an Online-Tools wie GoToMeeting, Zoom, Skype, Microsoft Teams, Team Viewer etc. ist, dass man sich gegenseitig auch sehen kann. Fordern Sie dies auch ein. Das erhöht die Aufmerksamkeit und die Teilnehmer nehmen das Meeting ernster. Wie man sich gut vor der Kamera präsentiert, haben wir in unserem Blogbeitrag «Das vernachlässigte digitale Erscheinungsbild» thematisiert.
Empfehlung 8 – Laden Sie nur die richtigen Leute ein
Da man für Videokonferenzen nicht reisen muss, ist man schnell versucht, mehr Leute als notwendig einzuladen. Überlegen Sie sich, was das Ziel von der Videokonferenz ist und laden Sie dann die Teilnehmer gezielt ein. Sie kennen es bestimmt, dass Sie in einem Meeting sitzen und sich fragen: „Was mache ich hier eigentlich?“. Aus Höflichkeit bleibt man dann bis zum Schluss in der Konferenz. Ersparen Sie diese Erfahrung Ihren Teilnehmern und laden Sie gezielt ein.
Empfehlung 9 – Arbeiten Sie mit vielen Bildern und wenig Text
Wenn Sie eine Präsentation zeigen, dann denken Sie daran, dass viele Teilnehmer an einem Laptop sitzen und der Bildschirm entsprechend klein ist. Verzichten Sie auf PPT-Folien mit viel Text. Arbeiten Sie mit Bildern. Bei Videokonferenzen können Sie vor allem mit der Sprache und den Bildern Emotionen transportieren, nutzen Sie dies und überarbeiten Sie verstaubte Präsentationen.
Bonus Tipp
Der Kontakt zu unseren Mitmenschen ist in dieser Zeit auf ein Minimum reduziert, aber das soll nicht heißen, dass man nicht Spaß haben kann. Vereinbaren Sie doch mal ein «Feierabendbier»-Meeting mit den Kollegen. Das lockert die Stimmung und nimmt die Angst vor neuen Technologien!
